Desperdícios que matam a eficiência empresarial
Alcançar a alta performance nos negócios exige atenção a muitos detalhes dentro de um processo produtivo. E é bastante óbvio para qualquer empreendedor que eliminar desperdícios faz parte do esforço para um bom resultado. Entretanto, também é de conhecimento geral que, muitas vezes, os gargalos que mais matam a eficiência empresarial nem sempre são fáceis de serem percebidos no dia a dia.
Essa dificuldade de encontrar todos os pontos de desperdício se deve, basicamente, a dois fatores. O primeiro, é uma visão que nem sempre compreende a variedade de formas de como desperdícios acontecem. O segundo, é o fato de que a dinâmica quase sempre urgente da produtividade, como entregas em prazos curtos e rapidez no atendimento, pode esconder esses desperdícios em meio a processos e rotinas diárias que há muito tempo rodam no piloto automático.
Tudo isso gera um conjunto de fatores que prejudica a eficiência empresarial, gerando perdas, enfraquecendo a solidez do negócio, atrasando o crescimento e deixando a empresa dentro de uma permanente margem de riscos desnecessários.
Para evitar esses efeitos negativos, leia a seguir como identificar (e atacar) os desperdícios que mais prejudicam sua empresa.
O que é desperdício?
Antes de tudo, precisamos definir o que é desperdício. No caso de empresas, podemos dizer que desperdício é tudo aquilo que consome recursos sem, no entanto, entregar qualquer valor para o negócio e para os clientes.
Em outras palavras, é quando uma tarefa, um gasto ou uma ação são realizados durante algum processo sem que isso gere qualquer efeito prático para criar valor, para aproximar a empresa de seu objetivo ou mesmo para chegar ao objetivo do processo em si.
O grande problema é que muitos desses momentos em que a “engrenagem gira em falso” não são facilmente identificáveis dentro de uma cadeia produtiva ou de uma cadeia de processos. E isso torna difícil combatê-los. Por isso, vamos primeiro conhecer os principais e mais comuns fatores de desperdício dentro de uma organização. Em seguida, vamos entender qual a melhor forma de identificá-los em meio à dinâmica de rotinas e tarefas.
7 pontos que prejudicam a eficiência empresarial
1. Atrasos
Seja uma informação solicitada, a entrega de um produto ou a execução de um serviço, atrasos são sempre uma forma de desperdício de tempo que prejudica a eficiência empresarial como um todo.
Esse fator se torna ainda mais grave quando pensamos que vivemos em uma época em que o imediatismo e a urgência afeta a todos os tipos de clientes. Estar atento à agilidade de entrega/atendimento, seja interna ou externa, evitando qualquer demora ou atraso, é uma forma de combater o desperdício e aumentar a eficiência empresarial.
2. Duplicação
Processos redundantes, repetição da mesma tarefa duas ou mais vezes, preenchimento de documentos com informações que já foram dadas em outro ponto do processo são alguns exemplos de duplicação.
Isso pode ocorrer em documentações, em tarefas executadas duas vezes sem necessidade, etc… Em todas essas circunstâncias, isso também representa perda de tempo. Ou seja, é um desperdício de energia e de recursos que muitas vezes não é percebido, e isso favorece que a perda de eficiência empresarial.
>>> Leia o artigo: 6 Passos simples para eliminar o retrabalho na sua empresa
3. Tarefas desnecessárias
Da redundância e repetição vamos a uma série de ações e processos que podem ser inteira ou parcialmente desnecessários. É muito comum que, dentro de uma rotina quase sempre preocupada em ser ágil e em ser executada com urgência, não se pare para pensar sobre a utilidade e a funcionalidade desse ou daquele processo.
Uma análise e uma busca por otimização pode revelar uma série de tarefas que são executadas e que não levam a lugar nenhum. São recursos humanos e processuais desperdiçados que podem tornar a produção mais lenta e custosa, causando menor eficiência empresarial.
4. Comunicação sem clareza
Uma comunicação eficiente deve ser direta, objetiva, clara e compreensível a todos. Quando isso falha, os resultados são péssimos. Desencontro de informações gera erros, atrasos, desperdício de recursos e uma grande perda da eficiência empresarial.
E quando se trata de comunicação, além da qualidade de mensagem, também importa o meio pelo qual ela é passada. Os canais de comunicação devem ser pensados e avaliados para que atinjam o público certo no momento certo.
5. Inventário incorreto
Um controle de inventário, com estoque enxuto e bem documentado, é essencial para evitar desperdícios. Falhas nesse controle podem afetar toda a produtividade e o cumprimento de prazos.
Itens desnecessários em estoque, volume em excesso, ausência de produtos e imprecisão de dados e falta de planejamento são formas de desperdício que prejudicam a eficiência empresarial.
6. Erros
Processos executados de forma errada e necessidade frequente de retrabalho são desperdícios graves em uma empresa. Encontrar a fonte das falhas e eliminá-las o máximo possível é um fator essencial para a otimização da produtividade e aumento da eficiência empresarial.
O mais danoso para um negócio é quando um erro só é descoberto tarde demais, quando um produto apresenta falhas ou um serviço acaba sendo mal executado, gerando insatisfação no cliente.
7. Oportunidades perdidas
Cada um dos pontos relatados acima representam um desperdício de oportunidade. Ou seja, em cada um deles se perdeu a chance de fazer melhor, de fazer com menos custos, de fazer em menos tempo, de fazer com mais assertividade e de aumentar a eficiência empresarial como um todo.
Todo desperdício dentro de uma empresa representa uma oportunidade perdida e não há nada mais prejudicial para o futuro e o crescimento de uma organização do que desperdiçar chances de ser uma empresa melhor.
Mapeamento de processos: um pente fino na ineficiência
Conhecer os principais pontos de desperdício que ocorrem na maioria das empresas é apenas um passo inicial rumo à solução do problema. Ter esse conhecimento é, sem dúvida, uma enorme ajuda e uma importante ferramenta para agilizar a identificação de gargalos. Porém, uma busca detalhada e a eliminação de todos eles dependerá de um passo adiante.
A melhor maneira de fazer uma varredura completa e apurada de desperdícios e assim melhorar a eficiência empresarial, é através de um mapeamento de processos. Trata-se de uma análise minuciosa de toda a cadeia de tarefas de uma organização. Sua função é saber onde começa e termina cada processo, como eles se relacionam entre si para gerar valor, quais resultados produzem e se estes resultados estão devidamente alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
É um verdadeiro pente fino na ineficiência, capaz de localizar cada ponto a ser melhorado. De forma global, este mapeamento faz parte dos mecanismos capazes de promover a otimização dos processos de uma organização, tornando-a mais eficiente e produtiva.
Automação para a máxima eficiência empresarial
Dando um passo adiante na caçada e no extermínio da ineficiência, investir na automação de processos é outro modo de ter uma empresa alinhada com as tendências de mercado.
Por meio de ferramentas digitais customizadas, é possível acelerar o andamento de tarefas, torná-las mais eficientes e precisas, além de reduzir custos e retrabalhos.
>>>Conheça a Plataforma Sintonia, software de automatização de processos.
O caminho para uma empresa enxuta, organizada para a alta performance, com eficiência empresarial garantida depende de vários fatores. Mas, sem dúvida, a identificação e eliminação de desperdícios é o fator primordial neste objetivo. Realizar esse trabalho exige empenho, ferramentas adequadas e atenção contínua. Os resultados, porém, são sempre recompensadores, com potencial para levar os negócios a um outro patamar de eficiência e qualidade.
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